• 大量の『記録』を簡単に管理する方法!!【物流品質改善の達人ブログ】

    2016.10.03

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    今号も物流品質管理リーダーの視点についてお伝え致します。

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    【大量の『記録』を簡単に管理する方法!】



    高い品質レベルを保有している企業に必ず共通していることは
    『記録の管理』である。(当然5Sにも通じる)

     


    記録とは、指示書や仕様書、図面など、会計上では注文書、納品書、見積書、
    送り状など、経理上の書類など含めるとかなりのカテゴリーに及びます。

     


    これらを無計画に、とりあえず保管! では話になりません。


    最初に社内でしっかりとしたルールを決め、
    それをただただその通りに実施する、、これが重要です。

     



    では、

    肝心のルール決めのポイントを解説しましょう。

     

    記録管理の最大の目的は、

     


    その記録を許可された人が必要な時に『閲覧』でき、『読みやすく』
    容易に『識別』可能で、『検索』可能とすることなのです。

     


    記録の識別、保管、保護、検索、保管期間及び廃棄に関して、
    社内でしっかりとしたルール決めを行いましょう。

     


    必要な時に必要な書類(時には証拠を示す)が分からなければ
    単なる書類の山となってしまいます。
    (保管スペースや人的労力など無駄なコストをかけるわけにはいきません)

     


    具体的に決めなければならないルールは下記の6つです。

     

    《識別について》
    *何の記録なのかをどのような方法で分かるようにするのかを決める。
    ⇒カテゴリー毎に共通フォームを作成し、中身の内容と期間、廃棄時期など
     必要事項を明記して添付する位置も決める。

     


    《保管について》
    *どのように保管すると検索・利用が容易になるのかを考慮して決める。
    ⇒箱の場所、大きさ、色など差別化しやすい方法を選択する。

     


    《保護について》
    *記録の不明確さ、改変のリスクなどないよう保護する。
    ⇒許可されていない人が閲覧・使用できないようにする。

     


    《検索について》
    *記録の中から必要な内容を容易に探し出せるようにする。
    ⇒スペースやカテゴリー分け目次や索引、場所、色、など差別化しやすい方法を選択する。

     


    《保管期間について》
    *機関や各省庁など国のルールが有るものもある。
    ⇒記録の性質に従って保管期間を確認し決める。
     (証拠の提示などリスクの回避を考慮する)

     


    《廃棄について》
    *どのように廃棄するのか、廃棄する場合にはどのような方法で確実に機密を保持するのかなどを決める。
    ⇒産廃業者や文書廃棄専門業者なども必要に応じて委託し効率化をはかる。



    記録の保管は、記録用紙だけではなく、
    電子媒体、現物など、さまざまな形態があります。


    どのような形であれ、最初にしっかりとしたルール決めが肝要です。

     


    このような管理能力は、企業の品質構築において
    必要な“スキル”といえるでしょう。

     


    企業も個人もこの点においては共通しています。
    できる人は、当然デスク周りがきれいです。

     


    まずは自分の机から、という方はお早めに取り掛かってみて下さい!!

     

     

     

     

     

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