• 安全運用に必要な文書管理術!【物流品質改善の達人ブログ】

    2016.12.26

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    ショックウォッチ他、品質改善ツールの専門サイト 『輸送品質.COM』の森松です。

    今号も物流品質管理リーダーの視点についてお伝え致します。

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    【安全運用に必要な文書管理術!】


    輸送中に思わぬ事故に巻き込まれてしまったり、
    破損トラブルがあった際にどのように対処すればよいのか、


    御社ではその対処方法をしっかりと文書化していますか?


    荷主企業と物流企業との間で認識の違いによるミスや誤作業など
    を無くし円滑に業務を行うために必要なことは、

     


    伝える側の意向と伝えられる側の認識は一致させることに他なりません。

     


    そこで重要となるのが文書による
    コミュニケーションと、その管理です。

     


    では具体的な『文書管理術』についてみていきましょう。



    文書管理とは、
    業務内容を指示する文書を作成し、
    維持・統制し、
    改善するとともに、
    記録を適切に維持・統制する事です。



    文書管理の目的は、

     

     

    組織内の


      ・情報・ノウハウの共有化
      ・証拠の提供    

    です。


    さらにその種類は、


      ・仕様書
      ・手順書
      ・図面
      ・規格など、様々ですが、

      “指示書・命令書”の性格をもつものについては
      それを受け取った人が業務において正しく活用できることが前提です。


    ではどのように管理・運用していくのが効果的なのでしょうか?
    下記の項目に注目すると良いでしょう。

    ①権限者が、発行前に、内容が適切かどうかを確認し、承認すること。

     

    ②今使っている文書が、現在の活動に対して適切かどうかを確認すること。

     

    ③文書の改訂は、指示・命令が変更されたことを意味する。
      したがって、なぜ変更されたか、また、どのように変わったのかを、担当する人
      に適切に伝達すること。

     

    ④業務を行う人が見たいときに、どこにあるのかがわかっていて、使うことができ
      る状態にしておくこと。

     

    ⑤情報を使う人が読める、理解できるものにしておくこと。
      (言語や表現、文字の判別などわかりずらいところは都度報告すること)

     

    ⑥外部文書(JIS規格書や客先の図面など)、何があるかを明確にして
      それを必要とする人が使うことができるようにすること。

     

    ⑦時間や環境の変化と共に廃止・改定することがあります。
      このような場合、誤ってその文書を使用しないように、

     

      また、保管してある記録の正当性を証明するために、
      廃止された文書を組織内に情報として必要な期間保持して
      おかなければなりません。

     

    文書があっても管理・運用できない、
    形骸化しているようでは意味がありません。

     


    通常業務はもちろん、
    イレギュラーな事故などの対処も含めて

     


    『しっかり管理・運用できる』といことは、

     


    しっかり文書を作成していることよりも
    重要になるのではないでしょうか?




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